INNEHÅLLSFÖRTECKNING

• What is the Group Sync Assistant?
• Vad behöver jag för att dela data?
• Hur fungerar Group Sync Assistant?
  • Step 1: The requesting organization creates a request
  • Step 2: The recipient organization approves or denies the request
  • Krav för att godkänna förfrågningar om ESRS-data 
  • Step 3: Approval - a snapshot of data is copied and saved from the recipient to the requester 
  • Ny begäran krävs för upprepningsbara synkroniseringar och uppdateringar av samma mätning 
  • Delete a request
• Using synced data in the group company
  
  

Vad är Group Sync Assistant?

Group Sync Assistant är till för att dela lösningsdata i Hållbarhetsrapportering. Med Group Sync Assistant kan data delas mellan en inställning och andra inställningar. Till exempel när ett företags dotterbolag också använder Position Green, och företaget har data att samla in från sina dotterbolag. 

Group Synch Assistant är inte avsedd för att dela data inom en installation.

ESRS stöds av Group Sync Assistant. Stöd för ytterligare lösningar kommer att läggas till. 

Vad behöver jag för att begära data?

Kontakta ditt Position Green-team för att ordna med inköp av Group Sync Assistant. Detta tillägg måste vara aktiverat för att du ska kunna begära data från andra inställningar.

När tillägget Group Synch Assistant har aktiverats kan alla med rollen Controller inom en organisation skapa förfrågningar om data. Antalet organisationer som data kan begäras från baseras på prissättningsplanen.

What do I need to share data?

Alla kunder med Hållbarhetsrapportering kan dela data utan kostnad.

Personuppgiftsansvariga har rätt behörighetsnivå för att dela data.

Data kan behöva förberedas innan de kan delas. Se nedan för kraven för att godkänna förfrågningar om data från ESRS. 

Hur fungerar Group Sync Assistant?

Data synkroniseras:

1. Den begärande organisationen skapar en begäran
   
2. Den mottagande organisationen godkänner eller avslår begäran
   
3. Godkännande - en ögonblicksbild av data kopieras och sparas från mottagaren till beställaren.

Se detaljer för varje steg nedan.

Steg 1: Den begärande organisationen skapar en begäran

Från Hem, gå till Datarapportering, välj Group Sync Assistant och fliken Utgående förfrågningar. Klicka på "New Request" för att fylla i detaljerna för begäran.

• Lösning: ESRS är den lösning som för närvarande stöds.
  • Only measures the requesting company reports on will be requested.
• År (Year): Välj det år för vilket du vill dela data.
• Period: Helår.
• Begär data från: Sök i listan över organisationer.
• Spara data till: Välj vilken org.enhet som de sparade uppgifterna ska delas med.

Klicka på "Skicka förfrågan" för att skapa förfrågan. Controller i den mottagande organisationen kommer att få ett e-postmeddelande som meddelar dem att vidta åtgärder. E-postmeddelandet innehåller en länk till fliken "Inkommande förfrågningar".

Exempel på skapande av en ny begäran.

Steg 2: Den mottagande organisationen godkänner eller avslår begäran

Som mottagare av en begäran, ffrån Hem, gå till Datarapportering, välj Group Sync Assistant och fliken Inkommande begäranden. Här kommer alla förfrågningar att listas.

• Först måste data konsolideras inom org.enheten. Endast bekräftade uppgifter om mottagarens toppnod i org. struktur kommer att delas.
  
• Att godkänna en begäran är den slutliga åtgärden och kan inte ångras. Godkännandet måste bekräftas i detta andra steg. Uppgifterna delas omedelbart när godkännandet har bekräftats.
  
• En begäran kan avslås. Denna åtgärd kan ångras.
  
• En logg inkluderande godkännarens eller förnekarens namn loggas och visas med namn (med e-postlänkar), för både inkommande och utgående förfrågningar.
  
• Den person som godkänner eller avslår en begäran kommer att få ett meddelande via e-post.

Requirements for approving requests for ESRS data 

• To be able to approve a request for ESRS data at least one ESRS measure needs to be confirmed and consolidated. Alla ESRS-mätningar finns under "Till konsolidering" i Group Sync Assistant.
  
• The ESRS measures that have been consolidated so far can be shared. It is not necessary that all measures must be consolidated to sync.
  
  

Learn more about consolidation and ESRS.

Step 3: Approval - a snapshot of data is copied and saved from the recipient to the requester 

On approval, a snapshot of the registration data is copied from the recipient company's setup and saved to the requester company's setup, to the selected org. unit in their setup.

• Only measures that the requesting company reports on will be requested and synced.
  
• Nya registreringar kommer att skapas och matcha det mottagande företagets uppgifter.
  
• The copied data is found in the requester's setup, under "Review data" and in "Data reporting". At the selected measure, org. unit, reporting period and solution.

New request required for repeated syncs and updates to the same measure 

When synced data (measures) is updated in the recipient's setup, a new request needs to be created and approved to share the updated information. If some measures have already been synced, but others remain unsynced, a new request must be created for those missing measures as well. 

Upon approval, new registrations will be created in the requester's setup. Any previously synced measures will be overwritten if newer data is available.

Delete a request

Requests can be deleted if they are pending or denied. Delete a request by clicking the "..."-icon for the request and then click "Delete request."

When deleted the request will disappear from both the group company's list of outgoing requests and from the sub company's list of incoming requests. If a previously approved request exists with the same recipient, solution, and period, it will be displayed instead.

Using synced data in the group company

• Review data:

  • Synced org.units data will show in Review data view and marked as "Synced"
• Tabulate:
  • When creating new tables your synced org. units' data will appear in the same column as the non-synced org. unit's data. Unless you uncheck the "Include synced data" checkbox when creating your tabler
  • To use synced data in existing tables - you can add the synced data by navigating to the overview of tables and click the "..."-icon next to a table and then "Generate table with synced data".
• Analytics dashboards:
  • Updated ESRS dashboards will include both synced and non-synced data. Outdated dashboards will not. Reach out to you PG team if you have troubles using your dashboards.