Följ dessa steg för att förbereda dig inför nästa rapporteringscykel och samla in data från dina portföljbolag på ett effektivt sätt.

1. Börja ett nytt år med att ställa in dig?

Innan rapporteringen påbörjas måste ett nytt år skapas i plattformen för att förhindra att data överlappar med tidigare år. Detta säkerställer att data förblir distinkta och återspeglas korrekt i både Analysvyn och Tabellerna.

Följ den här guiden för hur du ställer in ett nytt år eller kontaktar din SPM.

2. Uppdatera och aktivera utvärdering    

För att uppnå en hög svarsfrekvens och samla in resultat av hög kvalitet är det viktigt att analysera svaren och samla in återkoppling från de rapporterande företagen. Denna process hjälper till att identifiera områden som kan förbättras och effektiviserar Rapporteringen. Din SPM kan hjälpa till genom att erbjuda vägledning om bästa praxis för effektiv datainsamling.

Se den här guiden för instruktioner om hur du justerar utvärderingen eller kontakta din SPM för ytterligare support.

Rådgör alltid med din SPM (Sustainability Plattform Manager) innan du gör några ändringar på  om du har kopplat samman visualiseringar eller resultat.

3. Uppdatera välkomstmeddelande och text

En välformulerad välkomsttext underlättar för Rapportörerna att besvara utvärderingen och ökar chansen att få svar inom utsatt tid.

Följ den här gu iden för att ändra e-postmeddelandet och den här guiden för att ändra välkomsttexten.

4. Uppdatera företag, taggar och kontakter   

Skapa förutsättningar för en lyckad Rapportering genom att se till att respondentens kontaktinformation är uppdaterad för välkomstmeddelandet.

I den här guiden finns steg-för-steg-instruktioner om hur du uppdaterar kontaktpersonen för varje företag.

5. Sätt upp tydliga deadlines   

Att fastställa en tydlig deadline hjälper till att sätta upp förväntningar för Rapportörer och ökar svarsfrekvensen.

Se till att inkludera tydligt definierade tidsfrister i välkomsttexten och i e-postmeddelanden. Läs om hur du lägger till deadlines med användning av platshållare i välkomsttexten här. Kom också ihåg att ange en deadline när du skickar ut utvärderingen!

6. Skicka ut utvärdering!   

Alla tidigare steg måste vara genomförda innan utvärderingen skickas ut. När allt är klart är du redo för lansering!

Kom ihåg att inkludera en deadline, schemalägga påminnelser och skicka e-postmeddelandet. I den här guiden finns detaljerade instruktioner om hur du skickar ut utvärderingen.

Observera att Kopiera svar från tidigare utvärdering innebär att utvärderingen automatiskt kommer att fyllas i med förra årets  data.

Experttips för framgångsrik datainsamling

• Samla in feedback från portföljbolagen efter Rapporteringsperioden för att identifiera möjligheter till förbättringar.
• Samarbeta med din SPM och SPA för att optimera och förfina din utvärdering för bättre resultat.
• Skapa en välformulerad välkomsttext med viktig information markerad med fetstil eller kursiv stil så att den sticker ut.
• Sätt upp och kommunicera tydliga deadlines för att hantera förväntningar på ett effektivt sätt.
• Tydligt ange vem Rapportörerna ska kontakta för frågor eller hjälp.
• Tillhandahålla visualiseringar för portföljbolag för att uppmuntra till rapportering och engagemang med deras egna data. Kontakta din SPM för att få hjälp med att aktivera den här funktionen!