Gruppensynchronisierungsassistent

Geändert am Mo, 21 Jul um 7:38 NACHMITTAGS

INHALTSVERZEICHNIS

Was ist der Gruppensynchronisierungsassistent?
Was benötige ich, um Daten freizugeben?
Wie funktioniert der Gruppensynchronisierungsassistent?
Synchronisierte Daten im Konzernunternehmen verwenden

Was ist der Gruppensynchronisierungsassistent?

Der Gruppensynchronisierungsassistent dient dem Austausch von Plattformdaten in der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Mit dem Gruppensynchronisierungsassistenten können Daten zwischen verschiedenen Setups ausgetauscht werden, wenn zum Beispiel die Tochtergesellschaften eines Unternehmens ebenfalls Position Green verwenden und das Unternehmen Daten von seinen Tochtergesellschaften zusammentragen muss.

Der Gruppensynchronisierungsassistent dient nicht dem Datenaustausch innerhalb eines Setups.

ESRS wird vom Gruppensynchronisierungsassistenten unterstützt. Der Support weiterer Lösungen ist in Arbeit.

Was benötige ich, um Daten anzufordern?

Wenden Sie sich an Ihr Team von Position Green, um den Gruppensynchronisierungsassistenten zu erwerben. Dieses Add-on muss aktiviert sein, damit Sie Daten von anderen Setups abfragen können.

Sobald das Add-on "Gruppensynchronisierungsassistent" aktiviert ist, können alle Controller eines Unternehmens Datenanfragen erstellen. Bei wie vielen Unternehmen Sie Daten anfordern können, hängt vom gewählten Tarif ab.

Alle Kunden, die das Modul "Nachhaltigkeitsberichterstattung" haben, können Daten ohne zusätzliche Kosten freigeben.

Controller haben den entsprechenden Zugriff für die Datenfreigabe.

Möglicherweise müssen die Daten erst aufbereitet werden, bevor sie freigegeben werden können. Im weiteren Verlauf sind die Anforderungen für die Genehmigung von Anfragen bezüglich ESRS-Daten erläutert.

Wie funktioniert der Gruppensynchronisierungsassistent?

Daten werden synchronisiert:

Das anfragende Unternehmen erstellt eine Anfrage.
Das empfangende Unternehmen genehmigt die Anfrage oder lehnt sie ab.
Genehmigung – der Empfänger kopiert eine Momentaufnahme der Daten und speichert sie für das anfragende Unternehmen.

Die einzelnen Schritte werden nachfolgend ausführlicher erläutert.

Schritt 1: Das anfragende Unternehmen erstellt eine Anfrage

Kicken Sie auf der Startseite auf Datenerfassung, wählen Sie dort "Gruppensynchronisierungsassistent" und dann die Registerkarte "Ausgehende Anfragen" aus. Klicken Sie auf "Neue Anfrage" und geben Sie die Daten zur Anfrage ein.

Lösung: ESRS ist die Lösung, die derzeit unterstützt wird.
- Es werden nur Metriken abgefragt, zu denen das anfragende Unternehmen Daten erfasst.
Jahr: Wählen Sie das Jahr aus, für das die Daten freigegeben werden sollen.
Zeitraum: Ganzes Jahr.
Daten anfordern von: Durchsuchen Sie die Liste der Unternehmen.
Daten speichern für: Wählen Sie die Organisationseinheit aus, für die die gespeicherten Daten freigegeben werden sollen.

Klicken Sie auf "Anfrage senden", um die Anfrage zu erstellen. Die Controller des empfangenden Unternehmens erhalten eine E-Mail mit der Aufforderung, die Anfrage zu bearbeiten. Die E-Mail enthält einen Link zur Registerkarte "Eingehende Anfragen".

Beispiel für die Erstellung einer neuen Anfrage

Schritt 2: Das empfangende Unternehmen genehmigt die Anfrage oder lehnt sie ab

Als Empfänger einer Anfrage klicken Sie auf der Startseite auf Datenerfassung und wählen dort "Gruppensynchronisierungsassistent" und dann die Registerkarte "Eingehende Anfragen" aus. Hier werden alle Anfragen aufgelistet.

Zunächst müssen die Daten innerhalb der Organisationseinheit konsolidiert werden. Nur bestätigte Daten in der obersten Ebene der Organisationsstruktur des Empfängers können freigegeben werden.
Die Genehmigung einer Anfage ist der letzte Schritt und kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Genehmigung muss in diesem zweiten Schritt bestätigt werden. Die Daten werden sofort freigegeben, sobald die Genehmigung bestätigt ist.
Sie können eine Anfrage ablehnen. Dieser Vorgang kann rückgängig gemacht werden.
Für ein- und ausgehende Anfragen wird ein Protokoll mit dem Namen der Person erstellt, die die Anfrage genehmigt bzw. abgelehnt hat. Dieses Protokoll wird mit Namen (und E-Mail-Links) angezeigt.
Die Person, die eine Anfrage genehmigt oder ablehnt, erhält eine Benachrichtigung per E-Mail.

Anforderungen für die Genehmigung von Anfragen bzgl. ESRS-Daten

Damit Sie eine Anfrage bezüglich ESRS-Daten genehmigen können, muss mindestens eine ESRS-Metrik bestätigt und konsolidiert worden sein. Alle ESRS-Metriken befinden sich im Gruppensynchronisierungsassistenten unter "Zu konsolidieren".
Bereits konsolidierte ESRS-Metriken können freigegeben werden. Für die Synchronisierung müssen Sie nicht alle Metriken konsolidiert haben.

Hier erfahren Sie mehr über die Konsolidierung und über ESRS.

Schritt 3: Genehmigung – der Empfänger kopiert eine Momentaufnahme der Daten und speichert sie für das anfragende Unternehmen

Nach der Genehmigung wird eine Momentaufnahme der Registrierungsdaten aus dem Setup des Empfängerunternehmens kopiert und im Setup des anfragenden Unternehmens in der ausgewählten Organisationseinheit gespeichert.

Es werden nur Metriken abgefragt und synchronisiert, zu denen das anfragende Unternehmen Daten erfasst.
Neue Registrierungen werden erstellt und an die Daten des Empfängerunternehmens angepasst.
Sie finden die kopierten Daten im Setup des anfragenden Unternehmens unter "Daten prüfen" und im Bereich "Datenerfassung" unter der ausgewählten Metrik, Organisationseinheit und Lösung sowie unter dem ausgewählten Berichtszeitraum.

Neue Anfrage für erneute Synchronisationen und Aktualisierungen derselben Metrik erforderlich

Wenn synchronisierte Daten (Metriken) im Setup des Empfängers aktualisiert werden, muss eine neue Anfrage erstellt und genehmigt werden, damit die aktualisierten Daten freigegeben werden können. Wenn einige Metriken bereits synchronisiert wurden, andere aber noch nicht, muss für diese fehlenden Metriken ebenfalls eine neue Anfrage erstellt werden.

Nach der Genehmigung werden im Setup des anfragenden Unternehmens neue Registrierungen angelegt. Alle zuvor synchronisierten Metriken werden überschrieben, wenn neuere Daten verfügbar sind.

Eine Anfrage löschen

Ausstehende oder abgelehnte Anfragen können gelöscht werden. Klicken Sie zum Löschen auf das "..."-Symbol bei der Anfrage und dann auf "Anfrage löschen".

Wenn die Anfrage gelöscht wurde, verschwindet sie sowohl aus der Liste der ausgehenden Anfragen des Konzernunternehmens als auch aus der Liste der eingehenden Anfragen der Tochtergesellschaft. Wenn eine bereits genehmigte Anfrage mit demselben Empfänger, derselben Lösung und demselben Zeitraum existiert, wird diese stattdessen angezeigt.

Synchronisierte Daten im Konzernunternehmen verwenden

Daten prüfen:
- Synchronisierte Daten von Organisationseinheiten werden in der Ansicht "Daten prüfen" angezeigt und als "Synchronisiert" gekennzeichnet.
Tabellenansicht:
- Bei der Erstellung neuer Tabellen erscheinen die synchronisierten Daten Ihrer Organisationseinheiten in derselben Spalte wie die noch nicht synchronisierten Daten Ihrer Organisationseinheiten. Dies geschieht nicht, wenn Sie bei der Erstellung Ihrer Tabellen im Kontrollkästchen "synchronisierte Daten einbeziehen" das Häkchen entfernen.
- Verwendung synchronisierter Daten in bestehenden Tabellen: Sie können die synchronisierten Daten hinzufügen, indem Sie in der Tabellenübersicht auf das "..."-Symbol neben einer Tabelle klicken und dann "Tabelle mit synchronisierten Daten erzeugen" auswählen.
Analyse-Dashboards:
- Aktualisierte ESRS-Dashboards enthalten sowohl synchronisierte als auch nicht synchronisierte Daten. Für veraltete Dashboards gilt dies nicht. Wenden Sie sich gern an Ihr PG-Team, wenn Sie Probleme mit der Verwendung Ihrer Dashboards haben.