Befolgen Sie diese Schritte, um sich auf den nächsten Berichtszyklus vorzubereiten und effektiv Daten von Ihren Portfoliounternehmen zu erfassen.

1. Ein neues Jahr im Aufbau beginnen?

Vor Beginn der Dateneingabe muss in der Platform ein neues Jahr angelegt werden, damit sich die Daten nicht mit denen der Vorjahre überschneiden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten eindeutig bleiben und sowohl in der Analyse- als auch in der Tabellenansicht genau wiedergegeben werden.

Folgen Sie dieser Anleitung, um ein neues Jahr festzulegen, oder wenden Sie sich an Ihren SPM.

2. Aktualisierung und Aktivierung der Umfrage    

Um eine hohe Rücklaufquote zu erreichen und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu sammeln, ist es von entscheidender Bedeutung, die Antworten zu analysieren und Feedback von den Dateneingabe-Unternehmen einzuholen. Dieser Prozess hilft, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und die Dateneingabe zu optimieren. Ihr SPM kann Sie dabei unterstützen, indem es Ihnen einen Leitfaden für bewährte Verfahren zur effektiven Datenerhebung anbietet.

Anweisungen zur Anpassung der Umfrage finden Sie in diesem Leitfaden, oder wenden Sie sich an Ihren SPM für weitere Unterstützung.

Wenden Sie sich immer an Ihren SPM (Sustainability Platform Manager), bevor Sie Änderungen an  vornehmen, wenn Sie Visualisierungen oder Scorings verbunden haben.

3. Willkommens-E-Mail und Text aktualisieren

Ein gut formulierter Begrüßungstext hilft den Reporter*innen bei der Beantwortung der Umfrage und erhöht die Chance, innerhalb der festgelegten Fristen Antworten zu erhalten.

Folgen Sie dieser Anleitung, um die E-Mail zu ändern, und dieser Anleitung, um den Begrüßungstext zu ändern.

4. Unternehmen, Tags und Kontakte aktualisieren   

Schaffen Sie die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Dateneingabe, indem Sie sicherstellen, dass die Kontaktinformationen der Befragten für die Begrüßungs-E-Mail auf dem neuesten Stand sind.

In diesem Leitfaden finden Sie eine schrittweise Anleitung zur Aktualisierung der Ansprechperson für jedes Unternehmen.

5. Setzen Sie klare Fristen   

Die Festlegung einer klaren Frist hilft dabei, die Erwartungen der Reporter*innen festzulegen und die Rücklaufquote zu erhöhen.

Achten Sie darauf, dass im Begrüßungstext und in der E-Mail-Kommunikation klar definierte Fristen enthalten sind. Hier erfahren Sie, wie Sie Fristen unter Verwendung von Platzhaltern in den Begrüßungstext einfügen können. Denken Sie außerdem daran, bei der Versendung der Umfrage eine Frist einzuplanen!

6. Umfrage verschicken!   

Alle vorherigen Schritte müssen abgeschlossen sein, bevor die Umfrage versendet werden kann. Sobald alles fertiggestellt ist, können Sie loslegen!

Denken Sie daran, eine Frist einzutragen, Erinnerungen zu planen und die E-Mail zu versenden. Ausführliche Anweisungen zum Versenden der Umfrage finden Sie in diesem Leitfaden.

Beachten Sie Folgendes Antworten aus früherer Umfrage kopieren bedeutet, dass die Umfrage automatisch mit den Daten von  aus dem letzten Jahr vorausgefüllt wird.

Expertentipps für eine erfolgreiche Datenerhebung

• Einholen von Feedback von Portfoliounternehmen nach dem Berichtszeitraum, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.
• Arbeiten Sie mit Ihrem SPM und SPA zusammen, um Ihre Umfrage zu optimieren und zu verfeinern und bessere Ergebnisse zu erzielen.
• Verfassen Sie einen gut formulierten Begrüßungstext, in dem die wichtigsten Informationen fett oder kursiv hervorgehoben sind, damit sie sich von anderen abheben.
• Legen Sie klare Fristen fest und kommunizieren Sie diese, um Erwartungen effektiv zu steuern.
• Geben Sie eindeutig an, an wen sich die Reporter*innen bei Fragen oder zur Unterstützung wenden sollen.
• Bereitstellung von grafischen Visualisierungen für Portfoliounternehmen, um die Dateneingabe und die Beschäftigung mit den eigenen Daten zu fördern. Wenden Sie sich an Ihren SPM, um Unterstützung bei der Aktivierung dieser Funktion zu erhalten!